ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI PONIŻEJ 130 TYS ZŁOTYCH NETTO na kompleksową obsługę i koordynację plenerowej imprezy artystyczno-rozrywkowej „32. DNI ZŁOCZEWA"
ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI PONIŻEJ 130 TYS ZŁOTYCH NETTO
na kompleksową obsługę i koordynację
plenerowej imprezy artystyczno-rozrywkowej
„32. DNI ZŁOCZEWA"
z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną oraz wesołego miasteczka
w dniach 06-07.07.2024 r.,
na terenie Parku przy Urzędzie Miejskim w Złoczewie
Gmina Złoczew zaprasza do złożenia ofert na kompleksowe zabezpieczenie od strony technicznej przebiegu imprezy wraz z występami zespołów, kompleksową obsługę wesołego miasteczka i kompleksową obsługę gastronomiczną podczas imprezy plenerowej „32. Dni Złoczewa”.
I. Informacje ogólne:
1. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania zapisy art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1720 ze zm.)
2. Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
II. Nazwa i adres Zamawiającego:
Gmina Złoczew
ul. Szkolna 16
98 – 270 Złoczew
NIP 827-22-34-466
email: sekretariat@zloczew.pl
Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela:
Sara Banach – 43 820 22 70 wew. 27, email: promocja@zloczew.pl
III. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa polegająca na organizacji i koordynacji imprezy plenerowej „32. Dni Złoczewa":
1. Kompleksowe zabezpieczenie od strony technicznej przebiegu imprezy oraz występów zespołów:
06 lipca 2024 r. (sobota):
· Tymek
· Zeamsone
· Kizo
· Dyskoteka
07 lipca 2024 r. (niedziela):
· Zbóje
· Video
· Dżem
· Dyskoteka
Montażu i demontażu sceny, nagłośnienia, oświetlenia wraz z transportem i obsługą podczas imprezy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian artystów, a co za tym obowiązujących riderów.
2. Kompleksowej obsługi Parku rozrywki/wesołego miasteczka.
3. Kompleksowej obsługi gastronomicznej.
Miejsce realizacji imprezy:
Park przy Urzędzie Miejskim w Złoczewie
Termin realizacji imprezy:
06 lipca 2024 r.-07 lipca 2024 r.
IV. Szczegółowy przedmiot zamówienia:
Dotyczy kompleksowego zabezpieczenia od strony technicznej przebiegu imprezy oraz występu artystów:
1) Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny nagłośnienia, oświetlenia oraz obsługi technicznej zgodnie z Riderami technicznymi zespołów. Dodatkowo Wykonawca zapewni jeden baner LED.
2) Wykonawca powinien zapewnić niezbędne agregaty.
3) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do
realizacji przedmiotu zamówienia.
4) Konstrukcje techniczne muszą mieć aktualne atesty bezpieczeństwa. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.
5) Zabezpieczenie związane z występem zespołów.
6) Zapewnienie 4 osób tzw. Stagehands pomagających przy wnoszeniu i znoszeniu sprzętu muzycznego ze sceny. Wykonawca bierze pełna odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez osoby do pomocy.
7) Ponadto po stronie Wykonawcy leży:
Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie.
8) Po zakończeniu imprezy niezwłoczne zdemontowanie sceny, obiektów towarzyszących, nagłośnienia i oświetlenia oraz uprzątnięcie terenu imprezy oraz terenów przyległych z zanieczyszczeń pozostałych po imprezie.
a) Obowiązek Wykonawcy nie obejmuje: uregulowania wynagrodzenia artystów, Zaiksu, usługi hotelowej dla Artystów, riderów socjalnych.
b) Z nienależyte wykonanie kompleksowej obsługi Wykonawcy będzie groziła kara umowna – 100 000,00 zł
Dotyczy kompleksowej obsługi Parku rozrywki/Wesołego Miasteczka:
1) Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje np: dmuchane zamki- zjeżdżalnie, kulki w klatce, trampoliny, kule wodne, karuzele, strzelnica, samochodziki, diabelski młyn itp. (atrakcje dla dzieci starszych i młodszych) w tym zabezpieczenie atrakcji we własny agregat prądotwórczy.
2) W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania
z uzgodnionych atrakcji -co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.
3) Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.
Dotyczy kompleksowej obsługi gastronomicznej:
1) Zapewnienie kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność z wyjątkiem ewentualnych stoisk lokalnych, stoisk KGW, sponsorów) - przygotowanie
i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych
z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii, wraz ze schludnymi parasolami. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.
W zakres obsługi wchodzi:
a) przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp.
b) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek itp.
c) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miejskim
w Złoczewie) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra;
d) sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty;
e) właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego na min. 999 miejsc
f) zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania
imprezy oraz po jej zakończeniu.
g) zabezpieczenie punktów gastronomii w odpowiednie agregaty prądotwórcze.
2) Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a)-d) wyłoniony Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność.
3) Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność
i ryzyko, jednak po wcześniejszych ustaleniach z Zamawiającym.
4) Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy.
5) Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.
6) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia nieodpłatnych bonów żywnościowych o łącznej wartości 5 000,00 zł dla Wolontariuszy, które będą wykorzystane przez Zamawiającego (około 200 szt. bonów).
Inne warunki dotyczące obsługi
1) Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić scenariusz imprezy w zakresie już opracowanym przez Zmawiającego.
2) Dokładne godziny i program imprezy zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą
a Zamawiającym w terminie do 01.06.2024 r.
3) Wykonawca zobowiązuje się przygotować projekt plakatu podlegający akceptacji Zamawiającego.
4) Wykonawca najpóźniej do 01.06.2024 przekaże Gminie Złoczew plakaty w formie A3 – 30 szt, B2-10 szt.
5) Zamawiający na etapie uzupełniania z wyłonionym wykonawcą scenariusza imprezy, zastrzega prawo do modyfikacji poszczególnych działań opisanych
w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty wykonawcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie)
z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej
w ofercie wykonawcy.
V. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym
Ofertę może złożyć wykonawca, który:
1) Dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz niezbędnym sprzętem do realizacji zadania.
2) Wykona przedmiot zamówienia w terminie.
3) Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/ rachunku.
V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 2). Oferta powinna być:
1) opatrzona pieczątką firmową,
2) posiadać datę sporządzenia,
3) zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP,
4) być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim,
5) podpisana czytelnie przez wykonawcę,
6) zawierać wszystkie wymagane załączniki.
Do oferty obowiązkowo należy dołączyć:
a) Oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3),
b) Formularz ofertowy (załącznik nr 2).
VI. Miejsce oraz termin składania ofert
Ofertę w formie pisemnej należy złożyć do dnia 26.02.2024 r. do godz. 12.00
Liczy się data wpływu oferty do Urzędu Miejskiego w Złoczewie na adres:
Urząd Miejski w Złoczewie
ul. Szkolna 16
98 – 270 Złoczew sekretariat lub mailowo na adres: promocja@zloczew.pl
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wzywać wykonawców do uzupełnień ofert.
VII. Zawartość oferty
1. Cena wyrażona w kwocie zł brutto, stanowiącą całkowity koszt realizacji zadania za wykonanie kompleksowej obsługi technicznej, oferowaną kwotę za wyłączność obsługi wesołego miasteczka, oferowaną kwotę netto za wyłączność obsługi gastronomicznej imprezy plenerowej „32. Dni Złoczewa 2023” – wypełniony formularz ofertowy wg wzoru zał. 2.
2. Wszelkie dokumenty i załączniki wymienione w zapytaniu ofertowym.
3. Podpisana przez Oferenta klauzura informacyjna, w której wyraża on zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego swoich danych osobowych. Sposób i cele przetwarzania danych określa treść klauzuli.
VIII. Sposób oceny oferty
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryterium ceny za usługę scenotechniki, obsługę wesołego miasteczka oraz obsługę gastronomii.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty będą stosowane następujące kryteria:
1. Usługa scenotechniki:
Kryterium: najniższa oferowana kwota brutto za w/w wyłączność (Maksymalna ilość punktów za najniższą ofertę – 100 pkt)
Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.
Kryterium „cena” brutto obliczane jest wg następującej formuły.
Pc=Cn/Cb*100 pkt
gdzie:
Pc- oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „cena”
Cn – oznacza cenę brutto najniższą ze wszystkich złożonych ofert
Cb – oznacza cenę brutto badanej oferty
2. Wyłączność za obsługę wesołego miasteczka:
Kryterium: najwyższa oferowana kwota brutto za w/w wyłączność (Maksymalna ilość punktów za najwyższą ofertę – 100 pkt)
Kryterium to obliczane jest wg następującej formuły.
Pc=Cb/Cnw*100 pkt
gdzie:
Pc- oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „cena”
Cb – oznacza cenę badanej oferty
Cnw – oznacza cenę najwyższą ze wszystkich złożonych ofert
3. Wyłączność za obsługę gastronomiczną:
Kryterium: najwyższa oferowana kwota brutto za w/w wyłączność.
(Maksymalna ilość punktów za najwyższą ofertę – 100 pkt)
Kryterium to obliczane jest wg następującej formuły.
Pc=Cb/Cnw*100 pkt
gdzie:
Pc- oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „cena”
Cb – oznacza cenę badanej oferty
Cnw – oznacza cenę najwyższą ze wszystkich złożonych ofert
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi po zsumowaniu przyznanych punktów
z pozycji 1, 2 i 3. Najkorzystniejszą ofertą będzie ta z najwyższą sumą punktów.
IX. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
Zamawiający informuje iż:
1. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani mailowo i telefonicznie.
2. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
Wyświetlono: 259
