Złoczew

***

26.03.2019    - UWAGA ZMIANA TREŚCI  ZAPYTANIA  dot. pkt IV. 1 i V.1.e  - PROSIMY O ZAPOZNANIE SIĘ Z INFORMACJĄ.

***

ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI PONIŻEJ 30 TYS EURO

                na kompleksową obsługę i koordynację imprezy plenerowej

                               „29 DNI ZŁOCZEWA 2019".

I. ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Złoczew

Ul. Szkolna 16   

98 – 270 Złoczew 

NIP 827-22-34-466

II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i koordynacja imprezy plenerowej „29 DNI Złoczewa - 2019" z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną, wg następującego opisu:

Miejsce realizacji imprezy: teren przy Urzędzie Miejskim w Złoczewie

Termin realizacji imprezy:

 od godz. 15.00 w dn. 29 czerwca 2019r. do godz. 23.00 w dn. 30 czerwca 2019r.

I.   1. Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny (o wymiarach min. 8x10m, umożliwiająca

występy zespołów), zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia oraz obsługi technicznej zgodnie z riderami technicznymi ( z wyłączeniem ekranu LED/ ekranu projekcyjnego) (załączniki: 1 -5 ) oraz płotków odgradzających scenę.

1. Zamawiający dysponuje przyłączem energetycznym o zabezpieczeniu 63A. W razie konieczności Wykonawca powinien zapewnić agregat. 
2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do
   realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Konstrukcje techniczne muszą mieć aktualne atesty bezpieczeństwa. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.

5. Warunkiem podpisania umowy z Wykonawcą, jest akceptacja Wykonawcy ( w zakresie techniki scenicznej) przez management Zespołu Happysad, poprzedzone akceptacją sprzętu wskazanego w ofercie przez techników Zespołu Happysad.

II.  1. Zapewnienie profesjonalnego konferansjera: osoby prowadzącej imprezę, zapowiadającej występujące zespoły itp., ewentualnie przeprowadzającej konkursy z nagrodami ufundowanymi przez sponsorów,  ( sobota w godz. 17-22,  niedziela w godz. od 15 – 23)

III.  1. Zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej - prowadzenie zabaw animacyjnych dla

dzieci - min. 4 godziny (np. konkursy i zabawy + stanowiska animacyjne- m. in. malowanie twarzy, żonglerka, ekwilibrystyka, talerzyki, robienie małych/wielkich baniek, chodzenie na szczudłach itp.).

2. Wymagana obecność min. 2 animatorów, przebranych w barwne kostiumy (np. clowna), którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy i drobne zabawy, rozdawali słodycze.

IV.1. Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej nieodpłatne atrakcje np: dmuchane zamki- zjeżdżalnie, kulki w klatce, trampoliny, kule wodne, karuzele, strzelnica, samochodziki, kucyki itp. (atrakcje dla dzieci starszych i młodszych). Strefa powinna zawierać min. 5 atrakcji.  

   2. W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji -co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.

3. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania

V.  1. Zapewnienie kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność z wyjątkiem stoisk lokalnych KGW) - przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.

W zakres obsługi wchodzi:

a)              przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp.

b)      sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek itp.

c)              dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miejskim w Złoczewie) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra;

d)            sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty;

e)              właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego na min. 100 miejsc

f)       zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania
imprezy oraz po jej zakończeniu.

• Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a) - d) wyłoniony Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność.
• Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko.
• Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali
  gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy.
• Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.

VI. Przygotowanie i zapewnienie działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprezy, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie:

   1. Odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy.

1. Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez koncesjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy (ilość pracowników służby porządkowej zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych), oraz w czasie prac organizacyjnych poprzedzających i likwidacyjnych, ochrony w nocy pomiędzy 29.06/30.06 2019  (min. 4 pracowników służby porządkowej). Wykonawca zapewni warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy (m. in.: pracownicy służby porządkowej i informacyjnej, służby medyczne).
2. Zapewnienia i ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej
   liczby uczestników (ok. 2000 osób).
3. Odpowiedniego przygotowania terenu odbywania się imprezy, w szczególności w zakresie wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia wszelkich urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy.
4. Organizacji zaopatrzenia w energię elektryczną z uwzględnieniem niezbędnych przyłączy elektrycznych (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu). Zapewnienie obsługi uprawnionego elektryka w trakcie montażu i demontażu urządzeń, oraz dyżuru podczas imprezy leżą po stronie Wykonawcy.
5. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii.
6. Zapewnienia osób sprzątających teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku i sprzątania oraz wywozu nieczystości.
7. Stałego utrzymania porządku i higieny.
   1. Zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności: zabezpieczenia medycznego i ppoż.

10. Zapewnienie 4 osób tzw. Stagehands pomagających przy wnoszeniu i znoszeniu sprzętu muzycznego ze sceny. Wykonawca bierze pełna odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez osoby do pomocy.

VII.        Ponadto po stronie Wykonawcy leży:

1. Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz
   ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie.
2. Po zakończeniu imprezy niezwłoczne zdemontowanie sceny, obiektów towarzyszących,
   nagłośnienia i oświetlenia oraz uprzątnięcie terenu imprezy oraz terenów przyległych z
   zanieczyszczeń pozostałych po imprezie.

VIII.       1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak organizator imprezy w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i do Jego obowiązków należy wypełnić wszelkie obowiązki organizatora imprezy zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych co obejmuje również zapewnienie ochrony na czas imprezy, zapewnienie sanitariatów i płotków ochronnych

1. Obowiązek Wykonawcy dotyczący organizacji, zabezpieczenia, a także kompleksowej oprawy i obsługi obejmuje: obsługę koncertów, organizację i obsługę wszelkich innych atrakcji, strefę dla dzieci, strefy ze stoiskami i animacji/konkursów/pokazów, które będą miały miejsce w trakcie imprezy.
2. Obowiązek Wykonawcy nie obejmuje: uregulowania wynagrodzenia artystów, zaiksu, usługi hotelowej dla Artystów, riderów socjalnych.
3. Odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprezy określonej przepisami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych spoczywa na Wykonawcy.

IX.1.Wykonawa zobowiązuje się uwzględnić scenariusz imprezy w zakresie już opracowanym przez Zmawiającego.

     2.Dokładne godziny i program imprezy zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a
Zamawiającym w terminie do 30.05.2019

         3. Wykonawca zobowiązuje się przygotować projekt plakatu podlegający akceptacji Zamawiającego.

         4. Wykonawca najpóźniej do 10.06 przekaże Gminie Złoczew plakaty w formie A3 – 30szt, B2-10szt.

X. Zamawiający na etapie uzupełniania z wyłonionym wykonawcą scenariusza imprezy, zastrzega prawo do modyfikacji poszczególnych działań opisanych w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty wykonawcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie) z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej w ofercie wykonawcy.

III.   WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM
Ofertę może złożyć wykonawca, który:

1. Dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz niezbędnym sprzętem do realizacji zadania.

2.Wykona przedmiot zamówienia w terminie.

3. Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/ rachunku.

4. Wykaże się doświadczeniem: tj. organizacją 2 imprezy plenerowych o podobnym zakresie, zrealizowanych w okresie 3 ubiegłych lat

IV.  OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 6). Oferta powinna być:

a)     opatrzona pieczątką firmową,

b) posiadać datę sporządzenia,

c)     zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP,

d)   być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim,

e)     podpisana czytelnie przez wykonawcę,

f)      zawierać wszystkie wymagane załączniki

Do oferty obowiązkowo należy dołączyć:

1. Oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik
nr 7),

1. Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze - minimum 2,
2. Szczegółową kalkulację kosztów.

V.  MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę w formie pisemnej należy złożyć do dnia 27. 03. 2019 do godz. 12.00

Liczy się data wpływu oferty  do Urzędu Miejskiego w Złoczewie na adres:

Urząd Miejski w Złoczewie   ul. Szkolna 16  98 – 270 Złoczew , sekretariat        

lub mailowo   na adres: promocja@zloczew.pl 

Koperta lub e- mail  powinny być opatrzone opisem:  „Kompleksowa obsługa  - 29 Dni Złoczewa”

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wzywać wykonawców do uzupełnień ofert.

VI. OCENY OFERTY

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena 70%

1. Liczba atrakcji dla dzieci starszych i młodszych  ( pkt. IV.1) – za spełnienie minimalnej liczby atrakcji – 1 pkt, za każdą dodatkową atrakcję po 1 pkt.  Maksymalna liczba atrakcji punktowanych 10.

Sposób obliczania kryterium cena:
Cena oferty najtańszej
----------------------------------- _x 70% = ilość punktów

Cena oferty badanej

Sposób obliczania kryterium „liczba atrakcji dla dzieci starszych i młodszych ":
Suma pkt. oferty badanej x 30% =Ilość punktów

VII.   INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Zamawiający informuje iż:

1. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani mailowo i telefonicznie.
2. Podpisanie umowy jest uwarunkowane uzyskaniem akceptacji sprzętu przez techników i menagement zespołu Happysad.
3. Informacje o rozstrzygnięciu zapytania zostaną przesłane zainteresowanym drogą mailowa.
4. 4.      Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

VIII.   DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela: Pani Katarzyna Sufleta  507 216 834

Załączniki:

Nr 1 – 5 Ridery Wykonawców

Nr 6 – Formularz ofertowy

Nr 7 - Oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Nr 8 – informacje RODO

Znak: RL. 0541.kms.2.dz.2019

Złoczew , dnia 20.03. 2019